GDPR 

DISPOZITII GENERALE

Pentru desfasurarea activitatilor sale, Socar Petroleum SA (,,Socar”) prelucreaza date cu caracter personal ale anumitor categorii de persoane fizice. Acestea pot include date cu caracter personal ale utilizatorilor acestui website, ale clientilor sau ale colaboratorilor/partenerilor contractuali ai Socar.

Datele cu caracter personal se refera la informatiile referitoare la o persoana fizica identificata sau identificabila, si anume, informatii despre o persoana a carei identitate este fie clara in mod evident, sau poate fi, cel putin, stabilita prin obtinerea unor informatii suplimentare.

In cazul in care datele despre o astfel de persoana sunt prelucrate, aceasta persoana este denumita „persoana vizata” in intelesul legislatiei din domeniul protectiei datelor cu caracter personal.

 

SCOPURILE, TEMEIURILE SI CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL

In conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (“GDPR”), datele prelucrate de Socar prin intermediul acestui website sau pentru desfasurarea activitatii sale, pot fi folosite in scopuri precum:

1. Pentru executarea contractului de achizitie de marfuri si administrarea relatiei cu clientii, care includ operatiuni precum vanzarea, derularea platilor si intocmirea documentelor financiar-contabile, in baza art. 6 alin. (1) lit. b) si f) din GDPR, dupa caz, Socar prelucreaza nume, prenume, adresa si datele de plata;
2. Pentru executarea contractului de achizitie de combustibil pe baza de card de combustibil, in baza art. 6 alin. (1) lit. b) si f) din GDPR, dupa caz, Socar prelucreaza date cu caracter personal precum nume si prenume, nume de utilizator, functie reprezentant client, numar de telefon, adresa de e-mail, date card, date din CI client/reprezentant client, si semnaturi;
3. Pentru executarea contractului de achizitie de roviniete/peaje si a indeplinirii obligatiilor legale impuse de legislatia incidenta in aceasta materie, in baza art. 6 alin. (1) lit. b), c) si f) din GDPR, dupa caz, Socar colecteaza urmatoarele categorii de date: nume si prenume (doar in cazul emiterii facturilor fiscale), numar de inmatriculare, tara de inmatriculare, data si ora emiterii/expirarii rovinietei/peajului (in masura in care conduc la identificarea persoanei), serie sasiu, semnatura, adresa (doar in cazul emiterii facturilor fiscale), copie certificat de inmatriculare (doar in cazul corectiei numarului de inmatriculare), serie rovinieta/peaj si serie unica tranzactie;
4. Pentru desfasurarea operatiunilor de vanzari en-gros, inclusiv prin completarea formularului disponibil la sectiunea Vanzari En-Gros, pot fi colectate urmatoarele categorii de date cu caracter personal: numele si prenumele, adresa de domiciliu, functia, locul de munca, departament, nr. de telefon, adresa de e-mail, date din CI, date din permisul de conducere, precum si semnaturi, in baza art. 6 alin. (1) lit b) din GDPR;
5. Administrarea si mentenanta website-ului socar.ro, care include si utilizarea de cookies, astfel incat sa asiguram interactiuni rapide si facile intre utilizatori si website, in baza art. 6 alin. (1) lit a) si f) din GDPR.

Website-ul utilizeaza Google Analytics, care reprezinta un serviciu de analiza al web-ului pus la dispozitie de Google, Inc. (furnizor certificat Safe Shield), care la randul sau, utilizeaza cookies. Prin intermediul acestui serviciu, Socar prelucreaza date cu caracter personal precum categorii de interese, limba preferata de utilizator, locatie, tehnologie, deviceuri, browser, IP sau alti identificatori ai dispozitivelor cu care ne accesati acest website.

Pentru mai multe detalii, a se vedea sectiunea privind Termeni si Conditii, care include si Politica cookies.

Va atragem atentia ca in urma introducerii datelor dvs cu caracter personal in una dintre sectiunile website-ului, va exprimati acordul expres si neechivoc pentru ca detinatorul website-ului sa poata folosi aceste date in scopul pentru care ati furnizat datele.

6. Pentru desfasurarea operatiunilor de recrutare de personal, inclusiv prin completarea formularului disponibil la sectiunea Cariere de pe acest website si pentru accesarea sectiunii Contact, in baza art. 6 alin. (1) lit a) din GDPR, Socar prelucreaza urmatoarele categorii de date cu caracter personal: nume si prenume, adresa de e-mail, numar de telefon, iar in cazul sectiunii Cariere, inclusiv date din CV-ul dvs;
7. Pentru desfasurarea campaniilor publicitare, in baza art. 6 alin. (1) lit a), c) si f) din GDPR, Socar colecteaza date cu caracter personal precum nume si prenume, imagine, voce, date de contact sau alte date impuse de prevederile fiscale, dupa caz;
8. Pentru protectia bunurilor, persoanelor si spatiilor Socar prin utilizarea dispozitivelor de monitorizare video, in statiile Socar si la sediul social al Socar, in baza art. 6 alin. (1) lit c) si/sau f) din GDPR, dupa caz, Socar prelucreaza imaginea dvs. prin mijloace automatizate si numarul de inmatriculare al vehiculului dvs;
9. Pentru solutionarea cererilor, a intrebarilor sau a reclamatiilor dumneavoastra, in baza art. 6 alin. (1) lit a), b) si/sau f) din GDPR, dupa caz, dupa caz, Socar prelucreaza numele si prenumele si datele de contact furnizate de dumneavoastra;
10. Pentru desfasurarea relatiilor de munca, care presupun prelucrari de date pentru executarea contractelor de munca, indeplinirea obligatiilor legale si/sau indeplinirea unui interes legitim, in baza art. 6 alin. (1) lit. b), c) si f) din GDPR, Socar prelucreaza date cu caracter personal ale salariatilor sai, astfel cum acestea au fost detaliate in nota de informare furnizata salariatilor; in anumite situatii particulare, care exced executarii contractului de munca, Socar prelucreaza datele salariatilor in temeiul consimtamantului acestora, in baza art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR;
11. Pentru comunicarea cu colaboratorii si partenerii nostri contractuali, in baza art. 6 alin. (1) lit. a), b) si/sau f) din GDPR, dupa caz, Socar prelucreaza date cu caracter personal precum nume si prenume si date de contact;
12. Pentru achizitia unor imobile sau transmiterea unor drepturi reale catre Socar, in temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) si f) din GDPR, dupa caz, Socar prelucreaza date cu caracter personal precum: nume si prenume, datele cuprinse in documentul de identitate, datele cuprinse in titlul de proprietate, datele cuprinse in certificatul de atestare fiscala, datele cuprinse in certificatul energetic si datele cuprinse in extrasul de Carte Funciara. De asemenea, in masura in care Socar efectueaza o analiza a istoricului dreptului de proprietate, este posibil sa prelucreze date cu caracter personal ale unor persoane cu care nu are o relatie directa, cum ar fi membrii de familie ai vanzatorului, reprezentantii legali ai vanzatorului sau alte persoane care apar in istoricul dreptului de proprietate;
13. Pentru intocmirea dosarului de asigurare de raspundere civila, in masura in care au loc incidente in statiile Socar, care genereaza daune unor persoane, in baza art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR, Socar prelucreaza date cu caracter personal precum nume si prenume, datele cuprinse in documentul de identitate, datele cuprinse in certificatul de inmatriculare al vehiculului, datele cuprinse in permisul de conducere, numar de telefon si datele cuprinse in declaratii;
14. Pentru serviciul de suport de tip call center/ help desk, dedicat clientilor detinatori de card SOCAR, celor care achizitioneaza roviniete si potentialilor clienti, in baza art. 6, alin (1), lit. a), b) si f) din GDPR, dupa caz, SOCAR colecteaza urmatoarele categorii de date: nume si prenume, numar de telefon, locul de munca, numar de inmatriculare, voce, inregistrarea convorbirii.
15. Pentru serviciul de facturare electronica si notificari, dedicat clientilor detinatori de card SOCAR, in baza art. 6, alin (1), lit. a), b), c) si f) din GDPR, dupa caz, SOCAR colecteaza urmatoarele de categorii de date: adresa de e-mail si numar de telefon mobil, dupa caz.

Descrierea tipului de notificare, posibilitatea de transmitere si cadenta acestora:

1. Emitere factura
   
   1. Prin e-mail – obligatoriu – clientul va primi prin e-mail factura emisa. Fiecare factura va fi transmisa printr-un e-mail distinct
   2. Prin SMS – optional – clientul va primi informare despre emiterea facturii (nr. si serie factura, valoare, data emitere, data scadenta). Fiecare factura va fi transmisa printr-un SMS distinct
2. La data la care factura se apropie de data scadentei
   
   1. Prin e-mail – obligatoriu – clientul va primi un e-mail prin care i se va reaminti ca urmeaza data scadenta a facturii. Fiecare notificare de acest tip se va transmite distinct pentru fiecare factura emisa care se afla in apropierea scadentei
      
      • Notificarile vor incepe sa se transmita incepand cu 5 zile inainte de scadenta
      • Aceste notificari se vor transmite zilnic, inclusiv la data scadenta, la ora 10 AM
      • Informatiile transmise vor fi serie si numar factura, data scadenta si valoarea de plata
   2. Prin SMS – optional – clientul va primi un SMS prin care i se va reaminti ca urmeaza data scadenta a facturii. Fiecare notificare de acest tip se va transmite distinct pentru fiecare factura emisa care se afla in apropierea scadentei
      
      • Notificarile vor incepe sa se transmita incepand cu 5 zile inainte de scadenta
      • Aceste notificari se vor transmite zilnic, inclusiv la data scadenta, la ora 10 AM
      • Informatiile transmise vor fi serie si numar factura, data scadenta si valoarea de plata
3. La data la care factura a depasit data scadentei
   
   1. Prin e-mail – obligatoriu – clientul va primi un e-mail prin care i se va reaminti ca a depasit data scadenta a facturii. Fiecare notificare de acest tip se va transmite distinct pentru fiecare factura emisa pentru care data scadenta a fost depasita
      
      • Notificarile vor incepe sa se transmita incepand cu PRIMA zi de intarziere
      • Aceste notificari se vor transmite zilnic, la ora 10 AM, pana la inchiderea soldului facturii
      • Informatiile transmise vor fi serie si numar factura, data scadenta si valoarea de plata
   2. Prin SMS – optional – clientul va primi un SMS prin care i se va reaminti ca a depasit data scadenta a facturii. Fiecare notificare de acest tip se va transmite distinct pentru fiecare factura emisa pentru care data scadenta a fost depasita
      
      • Notificarile vor incepe sa se transmita incepand cu PRIMA zi de intarziere
      • Aceste notificari se vor transmite zilnic, timp de 5 zile, la ora 10 AM
      • Informatiile transmise vor fi serie si numar factura, data scadenta si valoarea de plata
4. Informatii privind limita contractuala
   
   1. Prin e-mail – optional – clientul va primi un e-mail cand limita contractuala este sub un procent/o valoare, dupa caz
   2. Prin SMS – optional – clientul va primi un SMS cand limita contractuala este sub un procent/o valoare, dupa caz
5. Inregistrare plata
   
   1. Prin e-mail – optional – dupa fiecare plata inregistrata in HOS, clientul va primi un e-mail cu valoarea inregistrata si numarul contractului pentru care s-a aplicat
   2. Prin SMS – oprional – dupa fiecare plata inregistrata in HOS, clientul va primi un SMS cu valoarea inregistrata si numarul contractului pentru care s-a aplicat
6. Tranzactie card flota
   
   1. Prin e-mail – optional – dupa fiecare tranzactie efectuata cu succes, clientul va primi un e-mail cu valoarea tranzactiei, seria cardului si “numarul de inmatriculare” alocat
   2. Prin SMS – optional – dupa fiecare tranzactie efectuata cu succes, clientul va primi un SMS cu valoarea tranzactiei, seria cardului si “numarul de inmatriculare” alocat
7. Status card
   
   1. Prin e-mail – optional – dupa fiecare modificare a statusului unui card, clientul va primi un e-mail in care va fi specificat noul status al cardului, seria acestuia si “numarul de inmatriculare” alocat. Statusurile sunt:
      
      • Activ
      • Card blocat temporar – neplata
      • Card blocat temporar – card pierdut
      • Card blocat permanent – card expirat
      • Card blocat permanent – card deteriorate
   2. Prin SMS – optional – dupa fiecare modificare a statusului unui card, clientul va primi un e-mail in care va fi specificat noul status al cardului, seria acestuia si “numarul de inmatriculare” alocat. Statusurile sunt:
      
      • Activ
      • Card blocat temporar – neplata
      • Card blocat temporar – card pierdut
      • Card blocat permanent – card expirat
      • Card blocat permanent – card deteriorate

Numarul de adrese de e-mail-uri si/sau numere de telefon care pot fi alocate pentru o notificare este de maximum 3.

Pe parcursul derularii contractului, fiecare client poate adauga notificari sau renunta la unele dintre acestea, in functie de nevoile sale, prin transmiterea unui e-mail la adresa card@socarpetroleum.ro sau apelarea serviciului de Call Center SOCAR.

Atentie, aceste modificari se aplica doar pentru notificarile optionale!

 

MODALITATI DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL SI TRANSFERUL ACESTOR DATE

Socar prelucreaza datele dumneavoastra cu caracter personal pentru perioada de timp necesara executarii contractelor, conformarii cu obligatiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescriptie aplicabile sau pentru respectarea obligatiilor de arhivare impuse de legislatia aplicabila (spre exemplu, cele specifice domeniului fiscal si financiar-contabil, care impun pastrarea documentelor financiar-contabile pentru o durata de 10 ani). In cazul CV-urilor transmise prin intermediul acestui website, acestea sunt stocate pentru o durata de 6 luni. Datele personale prelucrate prin intermediul monitorizarii video vor fi stocate pentru o perioada de 30 de zile pentru fiecare inregistrare in parte.

Dupa incheierea perioadei de stocare, datele cu caracter personal vor fi distruse sau sterse din sistemele informatice sau transformate in date anonime in masura in care va fi necesara utilizarea acestora in scopuri de cercetare stiintifica sau statistica. Retineti faptul ca in anumite situatii expres reglementate, stocam datele pe perioada care ne este impusa de lege.

Atunci cand consimtamantul reprezinta temeiul prelucrarii datelor cu caracter personal, Socar va va informa cu privire la acest lucru inainte de acordarea consimtamantului. Dumneavoastra aveti dreptul sa va retrageti in orice moment consimtamantul, cu precizarea ca aceasta nu afecteaza legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia.

Datele cu caracter personal ale minorilor (cum ar fi: numele si prenumele, adresa, numarul de telefon, unitatea de invatamant, alte date cu caracter personal ale acestora, datele cu caracter personal ale membrilor de familie) nu vor fi prelucrate de catre Socar, fara acordul prealabil al parintilor/reprezentantilor legali ai acestora.

In ipoteza in care Socar intentioneaza sa va utilizeze datele in alt scop decat cel pentru care au fost colectate datele, Socar va va informa, in prealabil prelucrarii ulterioare, referitor la scopul secundar, precum si va va pune la dispozitie orice alte informatii imperative conform legii.

Datele dumneavoastra cu caracter personal sunt prelucrate de catre personalul Socar care are rolul de a prelucra aceste date. Acolo unde exista un temei legal, datele dumneavoastra pot fi transmise avocatilor nostri, partenerilor care ofera servicii de corespondenta, asiguratorilor, consultantilor si auditorilor. In situatii speciale, la solicitarea organelor judiciare pot fi transmise datele dumneavoastra.

Datele dumneavoastra cu caracter personal nu vor fi transferate intr-un stat tert care nu asigura un grad adecvat de protectie.

 

DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Drepturile dumneavoastra cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, astfel cum sunt prevazute in GDPR, sunt urmatoarele: dreptul de informare, dreptul de acces la date, dreptul la rectificarea datelor, dreptul la stergerea datelor, dreptul la restrictionarea datelor, dreptul de a fi notificat cu privire la rectificarea sau stergerea datelor cu caracter personal, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul de opozitie, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale, dreptul de a va adresa autoritatii competente in domeniul protectiei datelor cu caracter personal si instantelor de judecata competente.

Drepturile enumerate mai sus nu sunt absolute. Exista exceptii, de aceea fiecare cerere primita va fi analizata astfel incat sa decidem daca este intemeiata sau nu. In masura in care cererea este intemeiata, va vom facilita exercitarea drepturilor. Daca cererea este neintemeiata, o vom respinge, insa va vom informa asupra motivelor refuzului si asupra drepturilor de a depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal si de a va adresa justitiei.

 

CUI VA PUTETI ADRESA?

Pentru exercitarea acestor drepturi va puteti adresa cu o cerere scrisa, datata si semnata, in atentia responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal, la adresa dpo@socarpetroleum.ro. In cerere se va preciza daca se doreste ca informatiile sa fie comunicate la o anumita adresa (chiar si adresa de e-mail) sau printr-un serviciu de corespondenta care sa asigure predarea in mod personal.

Datele dumneavoastra cu caracter personal nu vor face obiectul unui proces decizional automatizat.

Vom incerca sa raspundem solicitarii dumneavoastra in termen de 30 de zile. Cu toate acestea, termenul poate fi prelungit in conditiile legii, in functie de diferite aspecte, precum complexitatea cererii, numarul mare de cereri primite sau imposibilitatea de a va identifica intr-un termen util.

Daca depunem toate eforturile si nu reusim sa va identificam, iar dumneavoastra nu ne furnizati informatii suplimentare pentru a putea sa va identificam, nu suntem obligati sa dam curs solicitarii.